ما هو نظام إدارة الوثائق والمحفوظات؟

في كل شركة، سواء كانت صغيرة أو كبيرة، تتراكم المستندات بشكل يومي: فواتير، عقود، تقارير، إيميلات، مراسلات داخلية، وغيرها الكثير. في الماضي، كانت هذه الوثائق تحفظ في ملفات ورقية، وتخزن في أدراج أو غرف كاملة من الأرشيف، مما كان يستهلك وقتًا وجهدًا كبيرين عند البحث أو المتابعة. اليوم، مع التقدم التقني، ظهر حل ذكي وفعال: نظام إدارة الوثائق والمحفوظات.

في شركة OEC، نعمل منذ أكثر من 9 سنوات على تمكين الشركات من التحول الرقمي الكامل. إحدى أبرز خدماتنا هي تقديم حلول متقدمة لإدارة الوثائق والمحفوظات، باستخدام تقنيات تساعد عملاءنا على تنظيم معلوماتهم، تقليل التكاليف، وزيادة الكفاءة. نحن لا نقدم فقط برنامجًا، بل نقدم حلًا متكاملًا يبدأ من دراسة الوضع الحالي إلى تطبيق النظام وتدريب الفرق على استخدامه بشكل يومي.

في هذا المقال، سنأخذك في جولة لفهم نظام إدارة الوثائق والمحفوظات: ما هو؟ كيف يعمل؟ ولماذا أصبح ضرورة لا غنى عنها في بيئة العمل الحديثة؟ سنشرح المزايا، التحديات، ونشاركك ببعض الخبرات الواقعية التي واجهناها في مشاريعنا السابقة. إذا كنت تفكر في تحسين طريقة إدارة ملفات شركتك، فأنت في المكان المناسب.

ما هو نظام إدارة الوثائق والمحفوظات؟

نظام إدارة الوثائق والمحفوظات (DMS – Document Management System) هو نظام إلكتروني مصمم لحفظ، تنظيم، تتبع، وإدارة الوثائق الرقمية والورقية داخل المؤسسة. ببساطة، هو المكان الذي تُخزن فيه جميع مستندات الشركة بشكل منظم، قابل للبحث، وآمن.

الفرق بين إدارة الوثائق والأرشفة

• إدارة الوثائق: تهدف إلى التحكم في دورة حياة المستند، بدءًا من إنشائه، مروره بالمراجعة والموافقة، حتى الوصول إلى الأرشفة أو الحذف.

• الأرشفة الرقمية: تركّز على حفظ الوثائق بعد انتهاء العمل الفعلي بها، ولكن بطريقة مؤرشفة يسهل الرجوع إليها لاحقًا.

لماذا تحتاج الشركات لنظام إدارة الوثائق؟

1. تنظيم وضبط الوصول إلى الملفات

من أكبر التحديات التي تواجه الشركات هي ضياع الملفات أو وصول أشخاص غير مخولين لها. باستخدام DMS، يتم تعيين صلاحيات وصول لكل مستخدم، بحيث يتمكن فقط الأشخاص المصرح لهم من فتح أو تعديل مستند معين.

2. توفير الوقت

تخيل موظفًا يقضي 20 دقيقة يوميًا للبحث عن ملف معين! الآن تخيل هذا الرقم مضروبًا في عدد الموظفين × أيام العمل × الشهور. باستخدام نظام DMS، يمكن إيجاد أي وثيقة خلال ثوانٍ عبر خاصية البحث الذكي.

3. الأمان الرقمي

الوثائق غالبًا ما تحتوي على معلومات حساسة: بيانات عملاء، حسابات مالية، أو خطط استراتيجية. باستخدام أنظمة إدارة الوثائق، يمكن تشفير البيانات، تتبع من قام بالوصول إليها، ومتى، وحتى منع طباعة أو تنزيل الوثيقة.

4. الامتثال القانوني

في قطاعات مثل البنوك، الرعاية الصحية، أو الشركات الحكومية، هناك قوانين صارمة تتعلق بحفظ الوثائق. نظام إدارة الوثائق يساعد في الالتزام بهذه القوانين، ويوفر سجلًا رقميًا يمكن الرجوع إليه في أي وقت.

مميزات نظام إدارة الوثائق

• التكامل مع الأنظمة الأخرى

نظام DMS لا يعمل في عزلة. يمكن دمجه بسهولة مع أنظمة ERP مثل Odoo، أنظمة الموارد البشرية، البريد الإلكتروني، وغيرها. وهذا التكامل يسهّل تدفق المعلومات ويزيد من الإنتاجية.

• التوقيع الإلكتروني

بدلاً من طباعة الوثائق لتوقيعها ثم إعادة مسحها، يمكن استخدام التوقيع الإلكتروني داخل النظام، مما يقلل من استخدام الورق ويُسرّع العمليات.

• تتبع التعديلات

كل تغيير يتم على أي وثيقة يتم تسجيله: من قام به، ومتى. هذا مفيد جدًا عند مراجعة الملفات أو في حالات التدقيق الداخلي.

• النسخ الاحتياطي التلقائي

الوثائق تحفظ على خوادم مؤمنة، مع خاصية النسخ الاحتياطي التلقائي لتجنب ضياع الملفات بسبب عطل أو هجوم إلكتروني.

مكونات نظام إدارة الوثائق والمحفوظات

1. التخزين الرقمي

يعد التخزين الرقمي حجر الأساس في أي نظام لإدارة الوثائق، حيث يتم تحويل جميع المستندات الورقية إلى ملفات إلكترونية قابلة للبحث والتصنيف.

2. الفهرسة والتصنيف

نظام فعال يجب أن يتيح لك تصنيف الوثائق باستخدام كلمات مفتاحية، تصنيفات، وتواريخ ليسهل استرجاعها لاحقًا.

3. البحث والاسترجاع

من أقوى مزايا هذه الأنظمة هي إمكانية البحث الذكي عن أي وثيقة خلال ثوانٍ باستخدام اسم الملف، محتواه، أو البيانات الوصفية الخاصة به.

4. إدارة الوصول والصلاحيات

ليس كل شخص في المؤسسة يحتاج إلى الوصول إلى جميع الوثائق. لذا، يجب أن يتيح النظام تحديد الصلاحيات بناءً على الدور الوظيفي.

5. الأمان وحفظ النسخ الاحتياطية

حماية المعلومات من الفقدان أو الاختراق أمر أساسي. يجب أن يتضمن النظام تشفير البيانات، النسخ الاحتياطي التلقائي، وخيارات استعادة الملفات المحذوفة.

 

كيف تبدأ في تطبيق نظام إدارة الوثائق؟

الخطوة 1: تقييم الوضع الحالي

قبل البدء، من المهم تقييم حجم الملفات الموجودة، نوعها، وآلية التعامل معها حاليًا. في OEC، نقوم بزيارة ميدانية لجمع هذه المعلومات.

الخطوة 2: تصميم النظام حسب الحاجة

ليس هناك نظام واحد يناسب الجميع. كل شركة تختلف من حيث عدد الموظفين، أنواع الملفات، وطريقة العمل. لذلك، يتم تخصيص النظام ليتوافق مع طريقة العمل الداخلية.

الخطوة 3: أرشفة الملفات الورقية

في حال وجود كمية كبيرة من الملفات الورقية، نقوم بمسحها ضوئيًا وتحويلها إلى ملفات رقمية منظمة داخل النظام، مع وضع علامات تصنيف لتسهيل البحث لاحقًا.

الخطوة 4: التدريب والمتابعة

نظام قوي دون تدريب = فشل. لذلك نحرص في OEC على تدريب الموظفين بشكل عملي، ومتابعتهم في الأسابيع الأولى حتى يتعودوا على النظام ويستخدموه بكفاءة.

أهم الأسئلة الشائعة

هل يمكن استخدام النظام عن بُعد؟

نعم، يمكن استخدام نظام الأرشفة الرقمية عن بُعد وفقًا لإعدادات يتم تحديدها حسب احتياجات الجهة، مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الأمان.

ماذا لو كان لدي نظام موجود بالفعل؟

نقوم بتحليل النظام الحالي، وتحديد نقاط القوة والضعف. في بعض الأحيان نطوره، وأحيانًا نقترح حلاً بديلًا أكثر كفاءة.

كم يستغرق تطبيق النظام؟

يختلف حسب حجم الشركة وعدد الملفات، لكن بشكل عام، من أسبوعين إلى شهرين تكون المرحلة الأولى مكتملة، بما في ذلك الأرشفة والتدريب.

متى يكون الوقت مناسبًا لتطبيق النظام؟

الحقيقة؟ كلما كان أبكر كان أفضل. لا تنتظر حتى تتكدس الأوراق وتصل لحالة فوضى. نظام إدارة الوثائق ليس مجرد أداة تنظيم، بل استثمار طويل الأمد في وقت، جهد، وسمعة الشركة.

لماذا OEC هي خيارك الأمثل لإدارة الوثائق

في بيئة العمل الحديثة، لم يعد هناك مجال للاعتماد على الطرق التقليدية في حفظ الوثائق. إدارة الوثائق والمحفوظات أصبحت ضرورة لأي مؤسسة تسعى لتحقيق الكفاءة، الحفاظ على أمان بياناتها، وتسريع عملياتها الداخلية. وجود نظام موثوق لإدارة الوثائق لا يسهّل العمل فقط، بل يوفّر الوقت ويقلل من الأخطاء بشكل كبير.

من خلال خبرة تمتد لأكثر من 9 سنوات، قدّمت OEC حلولًا رقمية متكاملة للعديد من الشركات والمؤسسات في مختلف القطاعات. نحن نؤمن أن كل جهة لها طبيعة عملها الخاصة، ولهذا نوفّر أنظمة مرنة يمكن تخصيصها لتتناسب مع احتياجات كل عميل دون تعقيد أو مبالغة في التفاصيل.

إذا كنت تفكر في اعتماد نظام لإدارة الوثائق داخل شركتك، فنحن هنا لمساعدتك في اتخاذ الخطوة الأولى بثقة. فريقنا مستعد لتقديم الاستشارة والدعم اللازم لبناء نظام يعكس أسلوب عملك ويخدم أهدافك المستقبلية.

تواصل معنا اليوم، ودعنا نساعدك على بناء بيئة عمل أكثر تنظيمًا وكفاءة.