برنامج ارشفة الملفات الورقية ومزايا التحول للأرشفة الرقمية 

برنامج ارشفة الملفات الورقية

تحتاج جميع المؤسسات والشركات بمختلف طبيعة عملها إلى أرشفة الوثائق والمستندات الهامة
والتي تحفظ لها الكثير من المعلومات والقوانين وكذلك تحفظ البيانات الهامة الخاصة بالشركة
.فمع الوقت تتزايد الملفات والمستندات ومن الصعب الحفاظ عليها إلا من خلال أرشفة الملفات

قديمًا كانت تتم جميع المعاملات بشكل ورقي وإلى الآن مازالت بعض الشركات التي تعمل بهذا النظام القديم وهي أرشفة الملفات
بشكل ورقي ولهذا النظام الكثير من السلبيات حيث أصبح في عصرنا الحالي الذي يتسم بالتكنولوجيا والرقمنة تتم نظام الأرشفة
بشكل إلكتروني والتخلص من الورق فإذا كنت تبحث عن برنامج ارشفة الملفات الورقية لتواكب
التحول الرقمي الذي تتجه إليه الشركات والمؤسسات المختلفة يمكنك التواصل معنا
.حيث توفر شركة او اي سي برامج وأنظمة عمل تساعدك في الأرشفة الإلكترونية

.وفي هذا المقال سنتناول معنى الأرشفة وأهميتها والفرق بين الأرشفة الورقية والإلكترونية فتابع القراءة

ما معنى أرشفة الملفات؟ 

ترمز الأرشفة إلى عملية تنظيم وتخزين المستندات والملفات بشكل منظم وممنهج ليسهل الوصول إلى الوثائق مرةً أخرى
ويتم تصنيف تلك الملفات تبعًا لطبيعة عمل المؤسسة فعلى سبيل المثال طريقة تنظيم وأرشفة الملفات في المستشفيات لحفظ بيانات
المرضى تختلف عن طريق تنظيف وأرشفة بيانات إدارة المخازن وهكذا تختلف طريقة التنظيف
.والتصنيف تبعًا لطبيعة المستندات التي تقوم بأرشفتها

أرشفة الملفات الورقية والتحول الرقمي 

تم الاعتماد على طريقة الأرشيف الورقية لوقت طويل وحتى إلى يومنا هذا هناك بعض الشركات والمؤسسات تقوم بحفظ المستندات
بشكل ورقي وأرشفتها في ملفات مخصصة على الأرفف وبرغم أن هذه الطريقة حافظت على الكثير من الوثائق
.إلا أن لها سلبيات ولكن لم يكن هناك طرق أخرى لأرشفة الوثائق

أما مع بداية ظهور التكنولوجيا والتحول الرقمي للشركات والمؤسسات أصبح الكثير من الشركات تتجه إلى حفظ مستنداتها
بشكل إلكتروني عبر استخدام برنامج ارشفة الملفات الورقية وحفظها بشكل رقمي وتم تبني هذه التقنية ضمن التحول الرقمي
الذي اتجهت إليه الكثير من المؤسسات في السنوات الماضية ويعتبر برنامج ارشفة الملفات الورقية عالج سلبيات الطريقة القديمة
.في الأرشفة وهذا ما سوف يتم توضيحه في الفقرات القادمة من المقال

سلبيات أرشفة الملفات الورقية بالطريقة التقليدية 

نظام أرشفة وحفظ المستندات والوثائق الهامة بشكل ورقي الذي كان متبعًا قديمًا كان له العديد من السلبيات والتي ظهرت بشكل
واضح بعد ظهور برنامج ارشفة الملفات الورقية الذي أنتجته التكنولوجيا المعاصرة. وفيما يلي أبرز سلبيات الأرشفة الورقية: 

الحاجة إلى مساحات تخزين 

الأرشفة الورقية تحتاج إلى مساحات تخزين كبيرة من أرفف ووحدات تخزين بل وأحيانًا تحتاج بعض الأماكن إلى مستودعات
ومخازن خاصة بالأرشيف لكثرة المستندات والملفات حيث أن المستندات تتزايد مع مرور الوقت
.وبالتالي تحتاج إلى مساحات أكبر للتخزين

صعوبة الوصول 

مع كثرة الأوراق والملفات يكون من الصعب الوصول إلى بعض الملفات حيث يحتاج موظفين الأرشيف إلى البحث
يدويًا عن الأوراق المطلوبة مما يستغرق وقتًا ومجهودًا إضافيًا ومن الممكن ألا يصل الموظف إلى الورقة المطلوبة
.خصوصًا مع الشركات التي لها سنوات طويلة في سوق العمل ولديها الكثير من الأوراق والمستندات

التعرض لضياع أو تلف البيانات 

برغم أن أرشفة الملفات بشكل ورقي كان ذي فعالية كبيرة قبل ظهور برنامج ارشفة الملفات الورقية والرقمنة
إلا أنه كان من أكبر سلبياته هو احتمالية فقدان الوثائق حيث من الممكن أن تتعرض الأوراق إلى التلف مع مرور الزمن
أو وجود حشرات وقوارض في مخازن الأرشيف أو حدوث أي كارثة مثل: الحرائق أو الزلازل أو غرق المخزن
لأي سبب فني فهناك أسباب كثيرة تؤدي إلى تلف وضياع المستندات الهامة ومن الممكن عدم القدرة على الحصول
.على نسخ أخرى لهذه الوثائق

ضعف الإنتاجية 

من الممكن أن تتعطل بعض الأعمال بسبب حاجة الموظفين إلى وثيقة أو ملف ما حيث يتم هدر الوقت في
.البحث عن الوثيقة بين أرفف ملفات الأرشيف

كما أن النسخ الورقية تقلل من مساحة المشاركة بين الموظفين حيث من الصعب مشاركة الوثيقة مع أكثر من شخص
في نفس الوقت مثلما يحدث في الملفات الإلكترونية إذ يعمل أكثر من شخص على نفس الملف
.ومشاركة الملف فيما بينهم بكل سهولة وبدون تعقيدات

هدر الوقت والجهد

في غياب برنامج ارشفة الملفات الورقية وتحويلها إلى ملفات رقمية سيكون هناك هدر كبير في وقت وجهد الموظفين
.سواء أثناء عملية التنظيم وأرشفة الملفات أو في عملية البحث عن الأوراق التي يحتاجون إليها

انعدام الأمان 

بالإضافة إلى احتمالية فقد وضياع الأوراق بأي طريقة فإن هناك مشكلة أخرى تواجه الأرشفة الورقية
وهي انخفاض مستويات الأمان والخصوصية للوثائق حيث من الممكن سرقة الأوراق أو وقوع معلومات
.وبيانات هامة في يد أحد الموظفين ليس من المفترض أن تصل إليه مثل هذه المعلومات الهامة

تكلفة إضافية 

تمثل طريقة الأرشفة الورقية عبئًا إضافيًا على مصروفات الشركة حيث تحتاج دائمًا إلى توفير مساحات تخزين
بشكل مستمر ووجود موظفين يعملون في تنسيق وتنظيم الملفات التي ترغب في أرشفتها
.بالإضافة إلى تكلفة الطباعة من أوراق وحبر وصيانة دورية لماكينات الطباعة

زيادة الخطأ البشري 

الاعتماد في نظام الأرشفة على أنظمة يدوية تزيد من احتمالية الخطأ البشري في تصنيف وتنظيم الملفات
على عكس برنامج ارشفة الملفات الورقية الذي يعتمد على التكنولوجيا وتصنيف الملفات بشكل إلكتروني
.مما يقلل نسبة حدوث الأخطاء أثناء الأرشفة

عدم التماشي مع الرقمنة 

اعتماد نظام الأرشفة الورقي في هذا الزمان ليس فقط يعني الثبات في المكان بل يعتبر رجوع خطوة للوراء والتخلف عن المؤسسات
والشركات التي تعتمد على برنامج أرشفة ملفات ورقية بشكل إلكتروني حديث حتى أن عدم القدرة على التماشي
مع الرقمنة سيؤدي إلى ضغط الموظف وعدم قدرته على الاستجابة السريعة أثناء التعامل مع شركات تعتمد
.على أنظمة إلكترونية تساعد في تسهيل مهام العمل اليومية

مزايا برنامج ارشفة الملفات الورقية من او اي سي

يعتبر برنامج ارشفة الملفات الورقية من الحلول الرقمية الناجحة في أرشفة الملفات بشكل إلكتروني يسهل من سلاسة
سير العمل في المنظمات والمؤسسات المختلفة حيث إن الاعتماد على برنامج ارشفة الملفات الورقية خطوة كبيرة
نحو الرقمنة ومواكبة التحديثات الإلكترونية الحاصلة في عصرنا التكنولوجي
:وفيما يلي أبرز مزايا برنامج ارشفة الملفات الورقية المقدم من او اي سي

سهولة الوصول 

تتميز الأرشفة الإلكترونية بسهولة الوصول إلى الملفات والمستندات من خلال استخدام الكلمات الدلالية
.أو تبعًا لمعايير التصنيف ولكن في كل الأحوال فهي تسهل من عملية البحث بشكل كبير

تسهيل مهام الموظف 

من مزايا برنامج ارشفة الملفات الورقية بشكل إلكتروني هي زيادة الإنتاجية من خلال تسهيل مهام عمل الموظفين
حيث يمكن له الوصول لأي مستند بسهولة ومشاركته مع الآخرين في نفس الوقت كذلك يمكن لبعض برامج الأرشفة
أن تُرسل تنبيهات وإشعارات للموظفين لمتابعة الملفات كما أنه يسهل من عمل تقارير إحصائية حول الملفات
.التي تم أرشفتها وكل هذه الأمور تسهل من تسيير مهام العمل بين الموظفين دون الحاجة إلى البحث والتنظيم بشكل يدوي

الحماية والخصوصية 

الملفات المؤرشفة إلكترونيًا ليس من السهل الوصول إليها من قبل الجميع مثل الملفات الورقية
حيث يمكن السماح لحسابات بعض الموظفين دون غيرهم للوصول لبعض الملفات أو عمل كلمة مرور
.لبعض المستندات حتى لا يتسنى لأي شخص الوصول لتلك البيانات الهامة

الحفاظ على البيئة

يعتبر التوقف عن الأرشفة الورقية وتقليل معدل استخدام الورق إحدى الطرق للحفاظ على البيئة وتعزيز الاستدامة
حيث تتبنى العديد من الشركات نهج الاستدامة والتطوير الأخضر في عملهم

الحد من الهدر 

الأرشفة الورقية تحتاج إلى وقت وجهد كبير من الموظفين سواء عند أرشفة المستندات والعمل على تنظيم وتصنيف
الملفات أو البحث عن وثائق بين الملفات المختلفة والاعتماد على برنامج ارشفة الملفات الورقية
.يعمل على توفير الوقت وجهد العاملين للقيام بأمور أخرى تحتاج منهم إلى التركيز

كذلك الأرشفة الإلكترونية تقلل من الإنفاق الزائد من أجل توفير مساحات لتخزين المستندات
والملفات المراد أرشفتها فالتحول الرقمي يوفر الوقت والجهد وأيضًا معدلات إنفاق الشركة

التكامل بين أنظمة العمل

الأرشفة الإلكترونية تساعد في التكامل بين أنظمة العمل حيث يتيح لك برنامج الأرشفة من او اي سي الدمج بين البيانات
.المؤرشفة بأنظمة العمل الأخرى حتى يتم سير العمل بين الموظفين بسهولة مما يعمل على رفع الكفاءة التشغيلية لدى الشركة

التخصيص 

يمكن تصميم برنامج  خاص للأرشفة يوافق أهداف العميل ويلبي احتياجاته في عملية أرشفة ملفات العمل
.لديه يمكنك التواصل معنا لنحدد البرنامج المناسب لك ليساعدك في تحقيق أهدافك

الحفاظ على نظام العمل 

أرشفة الملفات والبيانات الهامة بشكل إلكتروني يحفظها بنسبة أكبر من الأرشفة الورقية وهذا يساعد في سير نظام
العمل بشكل سليم حيث هناك بعض المؤسسات يمكن أن تتعرض لمشكلة قانونية إذا واجهت ضياع وثيقة
.أو تسريب بيانات هامة من قاعدة البيانات المؤرشفة

نظام آمن ومريح 

إن الاعتماد على الأرشفة الإلكترونية يوفر للإدارة عناء وقلق كبير حول الحفاظ على الوثائق والملفات ويحفظها
من وقوع أي ضرر مادي عليها مثل التعرض لحريق أو أي كارثة أخرى غير أن الأرشفة الإلكترونية تحافظ
على البيانات بشكل أكبر إلا أنه من الممكن عمل نسخة احتياطية لكافة المستندات لزيادة تأمين المستندات
.والبيانات من تعرضها للضياع

بالإضافة إلى جودة تصنيف وتنظيم المستندات والوثائق بشكل إلكتروني أكثر من الورقي الذي يعتمد
.على أنظمة ثابتة من الصعب تغييرها

خطوة نحو الرقمنة 

إن الاتجاه نحو الرقمنة علامة تدل على نمو الشركة وقدرتها على التكيف مع المتغيرات التكنولوجيا الحادثة
حولها حيث الثبات أمام هذا التحول يعني الرجوع إلى الوراء حيث إن الرقمنة وأتمتة المعلومات توفر للشركات
الكثير من المزايا في تحسين عمليات سير العمل وبناء علاقة جيدة مع العملاء  كما أنها تعمل على تقليل النفقات
.والتكاليف التي تتكبدها الشركة وتقلل من الخطأ البشري وتزيد من مستوى حماية البيانات الخاصة بالشركة

في النهاية إن برنامج ارشفة الملفات الورقية من او اي سي يعمل على توفير المساحات التخزينية التي تحتاج إليها الأرشفة
الورقية ويزيد من مستوى الإنتاجية لدى الموظفين لأنه يوفر لهم الكثير من الوقت والمجهود الضائع في البحث بشكل يدوي
بين الأوراق والملفات المختلفة كما يمكن تقديم حلولًا إلكترونية تناسب احتياجات الشركة الخاصة بك
.بالإضافة إلى أن رقمنة البيانات تساعد في تقليل الخطأ البشري والتكلفة المالية التي تحتاج إليها الحلول التقليدية القديمة

في هذا العصر أصبح من الصعب الاعتماد على الورق والطرق التقليدية التي ستكون بمثابة عائقًا أمام الموظفين
بسبب عدم استجابتهم السريعة مع الشركات والعملاء الذين يعتمدون على طرق حديثة في سير العمل
.بينما يضيع وقت الموظف في خطوة يمكن اختصارها من خلال نقرة واحدة