الأرشفة الالكترونية وحفظ الملفات – مجالات استخدام الأرشفة الالكترونية
مع تزايد المستندات والملفات التي تحتاج إليها الشركات وتستخدمها بشكل يومي كان لابد
من ظهور طرق أكثر دقة وحداثة للحفاظ على تلك المستندات والوثائق وهو ما يمكن أن نطلق عليه الأرشفة الالكترونية
وحفظ الملفات حيث تعمل الأرشفة الإلكترونية على صيانة الملفات والمستندات المختلفة
.بطريقة أكثر أمانًا وسهولة من الأرشيف الورقي التقليدي
وقد استجاب السوق لبرامج الأرشفة الإلكترونية سواء من الشركات المستخدمة لتلك البرامج
أو الشركات التي تعمل في تقديم نظام الأرشفة الإلكترونية وحفظ الملفات وأنظمة العمل مثل شركة او اي سي
إحدى الشركات الرائدة في هذا المجال سريع النمو ويكثر الطلب عليه يومًا بعد يوم نظرًا لأهميته الكبرى
فإن كنت تسعى لحفظ الملفات وتحويل أرشيف شركتك من الورقي إلى الرقمي
.يمكنك التواصل معنا لتقديم الخدمة التي تناسب أهدافك
أما في هذا المقال فسوف نستعرض أهمية الأرشفة الالكترونية وحفظ الملفات من خلال توضيح المزايا المتعددة
.التي تتسم بها الأرشفة الإلكترونية وكيف أن الكثير من المجالات وقطاعات العمل المختلفة تحتاج إلى هذا النوع من حفظ الملفات
الأرشفة الالكترونية وحفظ الملفات
تهدف الأرشفة الإلكترونية إلى تحويل الوثائق والمستندات من صورتها الورقية إلى مستندات رقمية
يمكن قراءتها من خلال أجهزة الكمبيوتر وتخزينها في مساحات سحابية كما يمكن أرشفة المستندات الإلكترونية
بصورتها الأولى مثل: رسائل البريد الإلكتروني الصور الفيديوهات المصورة ويتم تنظيم تلك المستندات
تبعًا للتصنيفات المتاحة على أنظمة الأرشفة الإلكترونية بحيث يمكن الوصول إلى هذه المستندات بسهولة
.من خلال استخدام الكلمات الدلالية أو حسب التصنيف الذي تم تنسيق المستندات تبعًا له مثل تنسيق الملفات وفقًا للتواريخ
تقوم الأرشفة الإلكترونية بدور كبير وهام في حفظ المستندات والوثائق لكافة المؤسسات والشركات
.مما يسهل من عمليات سير العمل ومشاركة الملفات المتنوعة بين الموظفين
لماذا تعتمد على برامج الأرشفة الإلكترونية وحفظ الملفات من او اي سي؟
تلعب الأرشفة الالكترونية وحفظ الملفات دورًا محوريًا في التوجه نحو الرقمنة وأتمتة المعلومات
حيث تعمل على تسهيل المهام على الموظفين مع الحفاظ على البيانات والوثائق الهامة لدى الشركة
:أو المؤسسة وفيما يلي بيان لأهمية الأرشفة الإلكترونية وحفظ الملفات
سهولة البحث والوصول للمستندات
من أكبر مزايا الأرشفة الإلكترونية هو القدرة على البحث عن المستندات المطلوبة من خلال كلمات مفتاحية
أو من خلال معايير التصنيف والوصول لتلك المستندات بكل سهولة وفي مدة زمنية قصيرة للغاية
فقد تحتاج هذه الخطوة إلى عدة ثوانٍ على العكس تمامًا في نظام الأرشيف التقليدي حيث يقوم الموظف
.بالبحث عن المستندات المطلوبة بين مئات الملفات حتى يصل إليه مما يستغرق وقتًا طويلًا في عملية البحث
المرونة والمشاركة
يمكن التعديل على النسخ الإلكترونية من الملفات والوثائق دون المساس أو إحداث أي تغيير في النسخة الأصلية
.من المستند كما يمكن مشاركة الملف مع عدة أشخاص في نفس الوقت مما يساهم في تيسير طريقة العمل وتحسين الإنتاجية
توفير الوقت والمجهود
بالإضافة إلى ما ذكرناه سابقًا أن خطوة البحث عن المستندات بين الملفات المؤرشفة ورقيًا تستغرق
وقتًا وجهدًا من الموظف فإن عملية التنسيق والتنظيم ووضع نظام للتصنيف من البداية يحتاج إلى وقت طويل
وأي خطأ في هذه العملية قد يكلف الشركة الكثير ومن الممكن أن تضيع الأوراق الهامة بين الملفات
.بسبب خطأ حدث في عملية تصنيف الأوراق
خفض التكلفة على المدى البعيد
تحتاج الأرشفة الورقية إلى توفير مساحات بشكل دائم بسبب تزايد الأوراق والمستندات لدى الشركات
والمؤسسات مما يزيد تكلفة الشركات في توفير مساحات تخزينية سواء في المكاتب أو تخصيص
.غرف أو مخازن من أجل تخزين المستندات الورقية
برغم أن اعتماد أنظمة وبرامج الأرشفة الالكترونية وحفظ الملفات تحتاج إلى إنفاق أموال من أجل تجهيز
البنية التحتية التكنولوجية للمؤسسة والتعاقد مع شركات تقدم خدمات الأرشفة الإلكترونية
.مثل شركة او اي سي التي تساعد عملائها في الحلول الرقمية للشركات
ولكن فيما بعد توفر الأرشفة الإلكترونية الكثير من النفقات التي تذهب في توفير مساحات تخزينية بشكل مستمر
بالإضافة إلى توفير وقت الموظفين في إتمام مهام أخرى أكثر أهمية من البحث بين الملفات والمستندات
.كما تساعد الشركة على مواكبة التحولات الرقمية
صيانة البيانات
أرشفة المستندات والوثائق بشكل رقمي يعمل على حفظ المستندات من التلف أو الضياع
حيث من الممكن أن تتلف المستندات بفعل مرور الزمن أو التعرض للحرائق أو مع كثرة النقل يحدث بها أضرار
.كما أن المستندات الورقية تكون أكثر عرضة للتلاعب بها أو السرقة
بالإضافة إلى أن الأرشفة الالكترونية وحفظ الملفات يقوم بصيانة البيانات الهامة من خلال تشفير المستندات
.أو السماح لبعض المستخدمين من الوصول للمستندات من خلال وجود كلمة مرور على المستندات والملفات
تعزيز مفهوم الاستدامة
الحد من استخدام الورق بكثرة وتخزينه وعدم القدرة على التخلص منه مع وجود المزيد من الأوراق تبعًا
لنظام الأرشفة التقليدي الورقي سوف يساعد بشكل كبير في الحفاظ على البيئة
.وتعزيز مفهوم الاستدامة حيث سيتم تقليل المعاملات الورقية بشكل كبير
التصميم والتخصيص
تتيح شركة او اي سي ميزة تصميم برنامج الأرشفة الالكترونية وحفظ الملفات تبعًا لاحتياجات
.وأهداف العميل حيث يمكنك الحصول على نظام يوافق طبيعة عملك ورؤيتك الاستراتيجية للعمل الخاص بك
قطاعات ومجالات استخدام الأرشفة الإلكترونية وحفظ الملفات
الأرشفة الالكترونية وحفظ الملفات ليست حكرًا على الشركات الكبرى فقط ولكن يحتاج إليها الكثير من القطاعات
والمؤسسات المختلفة وتعتمد عليها مختلف المؤسسات وفيما يلي أمثلة على استخدامات
:الأرشفة الإلكترونية وحفظ الملفات في عدة قطاعات
المؤسسات الحكومية
تعتمد المؤسسات الحكومية على الأرشفة الإلكترونية بشكل كبير بسبب قاعدة البيانات الضخمة
:التي يتم حفظها في الدوائر الحكومية مثل
السجلات المدنية من شهادات ميلاد بطاقات الهوية جوازات السفر شهادات الوفاة
.قسائم الزواج والطلاق وغيرها من البيانات الهامة
.المعاملات الحكومية مثل وثائق الضرائب تجديد الرخص تقديم الطلبات الحكومية للحصول على أي وثيقة
.المخطوطات والوثائق الحكومية والتاريخية واللوائح التنظيمية التي يتم الاحتفاظ بها في الدوائر الحكومية
القطاع الطبي
:يحتاج القطاع والمؤسسات الطبية لحفظ الكثير من البيانات والمعلومات مثل
.بيانات المرضى وتاريخهم المرضي والأطباء الذين قاموا بفحصهم ومواعيد زياراتهم الطبية
.التقارير الطبية مثل: التحاليل والأشعة وتشخيصات المرضى
الأوراق القانونية التي تتعلق بأنظمة عمل المستشفى وشركات التأمين المتعاقدة مع المستشفيات
.وأرشفة بيانات الموظفين في المشفى
القطاع المصرفي والمالي
لدى القطاعات المصرفية قاعدة بيانات ضخمة تحتاج إلى تخزينها وسهولة الوصول إليها في وقت قصير
:لا يتجاوز الدقائق البسيطة حتى لا تتعطل معاملات العملاء داخل البنوك حيث يتم تخزين البيانات مثل
.بيانات العملاء أرقام حساباتهم المصرفية ونوع الحساب وتاريخ المعاملات المالية التي حدثت لكل حساب مقيد بالبنك
.أنظمة القروض و قوانين العمل و بيانات العاملين والودائع و الشهادات البنكية وغيرها من البيانات
الشركات والمصانع بمختلف أحجامها
لا يهم حجم الشركة إذا كانت شركة كبيرة أو متوسطة وحتى الشركات الناشئة فجميع الشركات والمصانع
والقطاع التجاري يحتاج إلى أرشفة الوثائق بشكل إلكتروني يسهل من عمليات البيع والشراء وإدارة العقود
,وإدارة المخازن وحفظ بيانات الموظفين وتوثيق حصص الشركاء واللوائح التنظيمية للشركة
.كما يمكن لشركة او اي سي تقديم برنامج اودو المحاسبي لمساعدة الشركات بشكل أكبر في إدارة أعمال
التحديات التي تواجه الأرشفة الالكترونية وحفظ الملفات
برغم المزايا المتعددة التي تضيفها الأرشفة الإلكترونية لمختلف المؤسسات والقطاعات
:إلا أنها تواجه بعض التحديات حين يتم تطبيقها داخل الشركات وفيما يلي جانب من تلك التحديات
مقاومة التغيير
عند إحداث أي تغيير في أنظمة العمل يكون هناك مقاومة من العاملين بسبب التوتر والقلق الذي يشعرون
به عند الحديث عن تغيير نظام العمل مثل إدخال برنامج اودو للموارد البشرية
فبرغم أن المعاملات الإلكترونية توفر الكثير من الوقت والمجهود للموظف إلا أنه في البداية يشعر بالتهديد
.ويقاوم هذا التغيير خاصةً العاملين الذين سوف تتأثر وظيفتهم بسبب النظام الجديد
فمن الممكن أن تجد إدارة الشركة شيء من الصعوبة عند تبني الرقمنة وأتمتة المعلومات
ولكن يمكن تجاوز هذا العائق من خلال التحدث مع العاملين
.وشرح لهم أهمية الأرشفة الإلكترونية ودورها في تسهيل مهام العمل عليهم
محدودية إمكانيات للشركة
قد يكون العائق هو التمويل المالي لبناء أنظمة عمل تعتمد على التكنولوجيا والأرشفة الإلكترونية
أو عدم وجود خبرات كافية لتأهيل الموظفين على التعامل مع النظام الجديد في العمل
وكيف يستفيدون منه مما ينتج عنه تعطل في إنجاز المهام وهو عكس المطلوب أو المتوقع
من تبني أنظمة عمل رقمية ومن الممكن أن يتم تقديم ورش تدريبية للموظفين
.حتى يتمكنوا من العمل بشكل سليم على النظام الرقمي الجديد
جاهزية الشركة
على المؤسسة التي تتأهل لإحداث تغيير رقمي أن تتأكد من أن البنية التحتية التكنولوجية للشركة
.تسمح بتبني أنظمة عمل رقمية فمن الممكن ألا تتحمل الشركة التجديدات الإلكترونية بسبب ضعف البنية التحتية التكنولوجية
إن الاعتماد على برامج الأرشفة الالكترونية وحفظ الملفات يجب أن يكون من خلال شركة موثوقة ولها خبرة
واسعة في هذا المجال مثل شركة او اي سي والتي تعتبر من أفضل شركات البرمجة
حيث يمكنك التواصل معنا لعرض الحلول الرقمية المتنوعة التي نقدمها للعملاء
وتسهل من إنجاز مهام عملهم المختلفة فإن الأرشفة الإلكترونية توفر للشركات الكثير من المزايا
التي تجعلهم يحافظون على قاعدة البيانات لديهم وتضمن سريان العمل بشكل سلس وسهل بسبب سهولة الوصول
إلى المستندات والملفات التي يحتاج إليها الموظف في وقت قصير ومشاركتها والعمل عليها مع أكثر من شخص
.على عكس المستندات الورقية التي يحتاج كل شخص إلى نسخة منها حتى يتمكنون من الوصول على المعلومات التي تحتويها
قد يكون التحول الرقمي وأرشفة الملفات إلكترونيًا مكلفًا ومرهقًا على إدارة المؤسسات المختلفة
ولكنها خطوة حتمية لابد منها حيث من الصعب الاعتماد على المعاملات الورقية إلى وقتنا هذا الذي يتجه نحو الرقمنة
واستخدام التكنولوجيا في تسهيل أعمالنا كما أن الأرشفة الإلكترونية تقوم بصيانة المعلومات الهامة
وتحفظ المستندات ومن الممكن عمل نسخ احتياطية للحفاظ عليها بشكل أكبر على عكس الأرشفة الورقية
.التي من الصعب استعادة الوثائق والمستندات إذا حدث بها أي تلف أو ضياع لبعض الأوراق
يمكنك الحصول على مزايا الأرشفة الإلكترونية وأكثر من خلال التواصل معنا من أجل تصميم برنامج أرشفة إلكتروني
يساعدك في الحفاظ على البيانات والمستندات المختلفة ويسهل من عمل الموظفين
.مما يحسن من مستوى الإنتاجية ورفع كفاءة العمل داخل المؤسسة
