هل تبحث عن طريقة آمنة من أجل ارشفة ملفات الموظفين بسبب الكوارث الطبيعية أو خطر فقدان الملفات الورقية أو تلفها؟
فإن نظام الأرشفة الإلكترونية من شركة OEC يعتبر حل موثوق وفعال.
سواء لديك شركة صغيرة أو مؤسسة كبيرة، ستجد في هذه المقالة الحل الأمثل لتحسين ارشفة ملفات الموظفين وجعل عمليات الأرشفة أكثر سلاسة وكفاءة.
ما هي ارشفة ملفات الموظفين؟
تُعرف ارشفة ملفات الموظفين أنها عبارة عن عملية تنظيم وحفظ المعلومات والسجلات المتعلقة بموظفي شركتك بطريقة منهجية ومنظمة
وذلك من أجل سهولة الوصول إليها في أي وقت.
تتضمن هذه العملية جمع وتصنيف وتخزين السجلات المتعلقة بالموظفين لضمان حمايتها من الضياع أو التلف أو الوصول غير المصرح به.
بالإضافة إلى تسهيل استرجاع ملفات الموظفين القديمة، كما توفر ارشفة ملفات الموظفين حماية قانونية وأمنية تضمن لك الامتثال لجميع الأنظمة
والقوانين المعمول بها ولا يقتصر الأمر على ذلك، بل يساهم أيضًا في توفير مساحة في مكاتب الموظفين.
تشمل ملفات الموظفين عادة معلومات مثل:
-
البيانات الشخصية:
تشمل البيانات الشخصية معلومات أساسية عن موظفي شركتك، مثل:
الاسم الكامل: لتحديد الموظف.
تاريخ الميلاد: من أجل تحديد العمر ومراجعة بعض الحقوق الوظيفية.
العنوان: للاتصال بالموظف خارج العمل أو لإرسال المستندات.
معلومات الاتصال: مثل أرقام الهواتف وعنوان البريد الإلكتروني.
-
العقود والاتفاقيات:
تتضمن العقود والاتفاقيات الوثائق التي توضح العلاقة القانونية بين الموظف والشركة:
عقود التوظيف: توضح شروط العمل، مثل الراتب، ساعات العمل، والمسؤوليات.
التعديلات: أي تغييرات على عقد التوظيف، مثل الترقيات أو التعديلات على الراتب.
سياسات العمل: القواعد واللوائح التي يجب أن يتبعها الموظفون، مثل قواعد السلوك والإجازات.
-
سجلات الأداء:
يُمكنك استخدام سجلات الأداء من أجل متابعة وتقييم أداء موظفي شركتك خلال فترة العمل:
التقييمات السنوية: مراجعة أداء موظفي شركتك خلال السنة عن طريق تحديد نقاط القوة ومدى قدرتهم على تحسينها.
تقارير الأداء: تقارير دورية أو مرتبطة بمشاريع معينة توضح أداء الموظف.
ملاحظات المشرفين: ملاحظات يمكنك تسجيلها عن أداء الموظف أو تفاعله مع الفريق.
-
السجلات المالية:
السجلات المالية تتعلق بكل ما يخص تعويضات الموظف والضرائب وغيرها من المعاملات المالية:
كشوف الرواتب: السجلات التي توضح تفاصيل الرواتب المدفوعة للموظفين، بما في ذلك الاستقطاعات والخصومات.
الضرائب: المعلومات المتعلقة بالضرائب التي يدفعها الموظف، مثل ضريبة الدخل.
المكافآت والحوافز: أي مكافآت مالية أو حوافز تمنحها لموظفي شركتك، سواء كانت شهرية أو سنوية أو مرتبطة بالأداء.
-
سجلات الحضور:
يتم استخدام سجلات الحضور لتتبع التزام الموظفين بالحضور إلى العمل:
سجلات الحضور: تتضمن ساعات العمل، الوصول والمغادرة، وأحيانًا سجلات تسجيل الوقت.
الغياب والإجازات: تتبع عدد أيام الغياب، نوع الإجازات (سنوية، مرضية، إلخ)، وأسباب الغياب إذا كانت مطلوبة.
-
المعلومات الصحية:
هذه السجلات تتعلق بصحة الموظفين وتشمل:
التقارير الطبية: قد تكون مطلوبة في بعض الحالات، مثل تقارير اللياقة البدنية للعمل، أو التقارير المتعلقة بإصابات العمل.
التأمين الصحي: تفاصيل حول خطط التأمين الصحي المقدمة للموظفين، إن وجدت.
كل هذه المعلومات تحتاج إلى الحفظ بشكل آمن من أجل ضمان الخصوصية والامتثال للقوانين المتعلقة بحماية البيانات،
كما يجب أن تكون منظمة بشكل يسمح لك الوصول إليها بسهولة عند الحاجة.
لذلك، فإن الأرشفة الصحيحة لملفات الموظفين تكون إلكترونية وهي ضرورية للعمليات الداخلية الخاصة بشركتك من أجل حماية حقوق الموظفين،
والامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
أعرف الآن كل ما يخص شرح أودو بالعربي واستخداماته.
كيف تتم ارشفة ملفات الموظفين إلكترونيًا؟
يمكنك ارشفة ملفات الموظفين إلكترونيًا بأبسط الطرق وتتضمن استخدام أنظمة وبرامج تتيح تخزين السجلات المتعلقة بالموظفين بشكل رقمي،
مما يوفر لك طريقة منظمة وآمنة للوصول إلى المعلومات بدلاً من استخدام الطرق التقليدية الورقية.
تواجه العديد من الشركات صعوبات في ارشفة ملفات الموظفين، خاصة عند الحاجة إلى اختيار وتوفير نظام فعال لإدارة الملفات.
يمكن أن تكون الأنظمة التجارية المتخصصة مكلفة، وتشكل عبئًا ماليًا كبيرًا،
بينما تتطلب الأنظمة الورقية وقتًا وجهدًا لتوجيه الموظفين وفقًا للإجراءات الإدارية المطلوبة.
يمكن أن يمثل ذلك تحدي حقيقي للشركات التي تسعى من أجل بناء نظام داخلي يتيح تبادل المستندات والمهام بشكل إلكتروني، دون الاعتماد على الورق.
يمكن أن يساعدك نظام الارشفة الالكترونية في تسهيل ارشفة ملفات الموظفين، مما يقلل التكاليف ويسرع العمليات الإدارية.
باستخدام هذا النظام، يمكن لشركتك تحقيق المزيد من الكفاءة في العمليات اليومية وتقليل الاعتماد على الوثائق الورقية،
مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية وتقليل المخاطر المرتبطة بالتخزين الورقي.
5 خطوات لارشفة ملفات الموظفين إلكترونيًا:
-
تحويل الملفات الورقية إلى نسخ رقمية:
يتم تطبيق ارشفة ملفات الموظفين الإلكتروني من خلال شركتنا OEC، نقوم بمسح المستندات الورقية ضوئيًا (Scanning) باستخدام أحدث أجهزة الماسح الضوئي (Scanners) لإنشاء نسخ رقمية عالية الجودة من أجل ضمان وضوح ملفات الموظفين وتحويلها بدقة.
-
تنظيم الملفات الرقمية:
بعد تحويل ملفات الموظفين الورقية إلى ملفات رقمية، نقوم بتنظيمها في هيكل منطقي. هذا قد يتضمن تصنيف الملفات حسب النوع
(مثل عقود، سجلات الأداء، سجلات الحضور، إلخ.). يُفضل استخدام تسميات واضحة لضمان سهولة البحث واسترجاع ملفات الموظفين.
-
استخدام نظام إدارة المستندات:
يمكنك استخدام نظام إدارة المستندات (DMS) وهو برنامج مصمم من أجل إدارة وارشفة ملفات الموظفين الرقمية، مما يتيح لك ميزات مثل البحث السريع،
وإعدادات الوصول المخصصة، والتكامل مع تطبيقات أخرى.
-
ضمان الأمان والحماية:
يجب أن يتضمن نظام ارشفة ملفات الموظفين الإلكتروني آليات أمان مثل التشفير، وأنظمة التحقق من الهوية،
من أجل ضمان حماية البيانات المهمة.
بالإضافة إلى تنفيذ آليات النسخ الاحتياطي (Backup) بشكل منتظم لضمان عدم فقدان البيانات والملفات في حالة الكوارث الطبيعية أو الأعطال التقنية.
-
إتاحة الوصول السريع والمحمية:
يتيح نظام ارشفة ملفات الموظفين الإلكتروني إمكانية الوصول إلى الملفات بسرعة، سواء من خلال البحث عن طريق الكلمات المفتاحية أو التصنيفات.
بالإضافة إلى وجود واجهة مستخدم سهلة الاستخدام مما يساعد في تحسين تجربة المستخدمين في إدارة الملفات.
ما أهمية ارشفة ملفات الموظفين إلكترونيًا؟
الأرشفة الآمنة لملفات الموظفين تقدم مجموعة من الفوائد التي تعزز كفاءة شركتك وتدعم الامتثال التنظيمي،
وتوفر حماية ضد الكوارث. لنلقِ نظرة على هذه الفوائد بالتفصيل:
مكتب بلا مستندات ورقية:
تحويل ملفات الموظفين الورقية إلى نسخ رقمية، مما يتيح لشركتك تقليل الاعتماد على الورق، مما يساهم في:
- تحسين المساحة: التخلص من الملفات الورقية وخزائن التخزين المزدحمة، مما يمكنك استخدام المساحة المكتبية بشكل أفضل.
- القضاء على المستندات المفقودة: مع الأرشفة الرقمية، يمكنك العثور على ملفات الموظفين بسهولة، مما يقلل من مخاطر فقدان المستندات المهمة.
- تقليل التكاليف: توفير النفقات المتعلقة بالطباعة والورق، وكذلك تكاليف التخزين والصيانة.
تسهيل عمليات التدقيق:
الأرشفة الآمنة تعني تنظيم الملفات بشكل يسمح لك الوصول إليها بسهولة عند الحاجة، خاصة أثناء عمليات التدقيق. وهذا يوفر:
- سهولة العثور على المستندات: البحث عن المستندات الرقمية أسهل بكثير من البحث في الملفات الورقية.
- تنظيم أفضل: يمكن تصنيف المستندات الرقمية بطريقة منطقية، مما يسهل عمليات التدقيق ويسرعها.
- توثيق التغييرات: أنظمة الأرشفة الرقمية غالبًا ما تحتفظ بسجل لتتبع التغيرات، مما يجعل عمليات التدقيق أكثر شفافية.
الامتثال لمعايير التنظيم:
الامتثال للمعايير التنظيمية والقوانين هو جزء أساسي من عمل شركتك ولذلك، الأرشفة الإلكترونية تساعد على:
- ضمان الأمان والخصوصية: يمكن تأمين الملفات الرقمية باستخدام تقنيات مثل التشفير والتحقق من الهوية، مما يضمن حماية البيانات الحساسة.
- الإلتزام بالقوانين: الأرشفة الآمنة تسهل الامتثال للقوانين المتعلقة بحماية البيانات والملفات، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وغيرها.
- تبسيط عمليات الامتثال: عندما تكون المستندات منظمة وآمنة، يصبح من السهل تقديمها عند الحاجة إلى التدقيق أو التقارير التنظيمية.
الاستعداد للكوارث:
الكوارث الطبيعية والحوادث غير المتوقعة يمكن أن تسبب خسائر كبيرة لشركتك، لذلك نظام الأرشفة الإلكترونية يساعد على:
- تعزيز التعافي من الكوارث: النسخ الرقمية يمكن نسخها احتياطيًا وتخزينها في مواقع آمنة، مما يضمن استمرار الوصول إلى البيانات حتى في حالات الكوارث.
- تقليل مخاطر الفقدان: نظام الأرشفة الإلكترونية يقلل من احتمالية فقدان المستندات بسبب الكوارث أو الحوادث.
- المرونة في التعامل مع الكوارث: عندما تكون المستندات آمنة ومتاحة رقميًا، يمكن لشركتك استئناف عملياتها بسرعة أكبر بعد وقوع الكوارث.
دور شركة OEC في ارشفة ملفات الموظفين إلكترونيًا:
شركة OEC يمكنها تقديم خدمات متكاملة لشركتك في مجال الأرشفة الإلكترونية، بما في ذلك:
تحديد احتياجات شركتك: يقوم فريقنا المتخصص بتحليل احتياجات شركتك من أجل تحديد أفضل حلول الأرشفة الإلكترونية.
توفير المعدات والبرامج: نوفر لك الأجهزة والبرامج اللازمة لعملية الأرشفة الإلكترونية.
تطبيق نظام إدارة المستندات: نقوم بتثبيت وتخصيص نظام إدارة المستندات وفقًا لاحتياجات شركتك.
تدريب الموظفين: نقدم دورات تدريبية لموظفي شركتك من أجل ضمان استخدام النظام بشكل فعال.
دعم فني وصيانة: نوفر خدمات دعم فني مستمرة لضمان عمل النظام بسلاسة، بالإضافة إلى تحديثات الأمان والصيانة.
استشارات الامتثال: نساعدك في ضمان امتثال نظام الأرشفة الإلكترونية وفقًا للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
بهذه الطريقة، يمكننا مساعدتك في بناء نظام أرشفة إلكتروني لملفات الموظفين، مما يسهل إدارة الملفات ويحافظ على أمان وخصوصية شركتك،
مع توفير إمكانية الوصول السريع والمنظم إلى السجلات المطلوبة.
في الختام، عندما تقرر استخدام نظام الأرشفة الإلكترونية، ستحصل على العديد من الفوائد، بدءًا من توفير المساحة والوقت،
وصولاً إلى زيادة الكفاءة وتقليل التكاليف. بالإضافة إلى ذلك، تساهم الأرشفة الإلكترونية في تعزيز الأمان وتسهيل مشاركة المستندات، مما يعزز التعاون داخل شركتك.
إذا كنت بحاجة إلى شريك موثوق لتنفيذ نظام أرشفة إلكتروني بكفاءة واحترافية، فإن شركتنا OEC، بخبرة تمتد على مدار 9 سنوات، قد قمنا بتنفيذ أنظمة الأرشفة الإلكترونية لأكثر من 3000 شركة في مختلف المجالات.
تواصل معنا الآن لبدء تحويل عمليات شركتك إلى مستوى جديد من الكفاءة والتنظيم.
