ما هي خطوات ارشفة الملفات الكترونيا وأهميتها للمؤسسات
هل يمكن لأي مؤسسة أن تعمل دون حفظ الملفات والمستندات الخاصة بها؟
هذا أمر مستحيل حيث دائمًا ما تحتاج المؤسسات والشركات المختلفة الاحتفاظ بكافة المستندات والأوراق
التي تخص العمل بل ومن الممكن أن تتعرض إلى مشكلات قانونية في حال عدم الحفاظ على تلك المستندات
والوثائق ونظرًا للأهمية الكبيرة للأرشفة ودورها في حفظ الملفات والبيانات ظهرت برامج وأنظمة
ارشفة الملفات الكترونيا حتى تسهل من عملية أرشفة المستندات على المؤسسات حيث لم يعد الأرشيف الورقي
يحقق متطلبات العمل في هذا العصر الذي يتسم بالسرعة والرقمنة وهذا الأمر لا يوفره نظام
.أرشفة الملفات بصورتها الورقية
في هذا المقال سنتعرف على خطوات ارشفة الملفات الكترونيا وكيف أن هذه الطريقة في الأرشفة تعمل على تحسين
.مستوى الإنتاجية وتساعد الشركات والمؤسسات في تسهيل مهام العمل على الموظفين
خطوات ارشفة الملفات الكترونيا
عندما تقرر مؤسسة ما التوقف عن أرشفة الملفات وحفظ المستندات بصورتها الورقية وتبدأ في التحول الرقمي
من خلال ارشفة الملفات الكترونيا فإن هذا يحتاج إلى عدة خطوات ومراحل من العمل
:حتى تحصل المؤسسة على برنامج أرشفة إلكتروني يعمل بكفاءة
تحديد أهداف واحتياجات الشركة
في بداية الأمر تحتاج الشركة القائمة بعمل نظام أرشفة إلكتروني مثل شركة او اي سي أن تعرف أهداف
المؤسسة واحتياجاتها في نظام الأرشفة الإلكتروني ومعرفة حجم ونوع الملفات والمستندات المراد أرشفتها
بشكل إلكتروني وهل هناك مستندات رقمية بحاجة إلى إدخالها في نظام الأرشفة الإلكترونية أم أن جميع الملفات
.ورقية وغيرها من تفاصيل العمل التي تساعد في معرفة أي الأنظمة ستكون الأنسب للمؤسسة
اختيار برنامج ارشفة الملفات الكترونيا المناسب
بعد تحديد الأهداف ومعرفة حجم ونوع الوثائق المراد أرشفتها إلكترونيًا يتم اختيار برنامج أو نظام الأرشفة
الذي سيتم إدخال البيانات عليه والعمل من خلاله توفر شركة او اي سي ميزة تصميم برنامج أرشفة
تبعًا لاحتياجات العميل وتخصيص بعض العناصر الذي يحتاج إليها العميل أثناء عمله وإضافتها لبرنامج الأرشفة الرقمية.
البدء في عملية المسح الضوئي
يتم جمع كافة الملفات والمستندات والوثائق المراد تحويلها من الصورة الورقية إلى نسخة رقمية يمكن قراءتها
وتخزينها على أجهزة الكمبيوتر وبعد تجهيز جميع الملفات تبدأ عملية المسح الضوئي لتتحول الملفات الورقية
.إلى ملفات وغيرها من الصيغ الرقمية تبعًا لكل ملف ثم تسمية الملفات بالاسم الصحيح لتبدأ المرحلة الرابعة
تصنيف وتنسيق الملفات
أهم مرحلة وتعتبر العمود الرئيسي في عملية ارشفة الملفات الكترونيا حيث تبدأ مرحلة تصنيف الملفات وترميزها
تبعًا لمعايير التصنيف التي سيتم تنسيق الملفات على أساسها ويجب أن تكون تلك المعايير واضحة ومفهومة
.ويسهل التعامل معها حتى يتم تصنيف الملفات وأرشفتها بشكل صحيح وتنجح عملية الأرشفة الإلكترونية
حيث بناء على التصنيف يمكن سهولة الوصول والبحث عن الأوراق والمستندات المطلوبة بين العديد من الملفات
.التي تمت أرشفتها حيث يكون التصنيف هو العنصر الذي يتم توزيع الملفات وتنسيقها بناءً علي
يمكن أن تكون معايير التصنيف هي وصف للمستند مثل: فواتيرو عقود و لوائح قانونية و أو تكون وفق التاريخ
واليوم أو تصنيف الملفات تبعًا لأي إدارة كما يمكن الجمع بين أكثر من معايير للتصنيف
.من أجل تسهيل عملية تنسيق وحفظ الملفات
إدخال البيانات وحفظ الملفات
بعد أن تم وضع معايير التصنيف التي بناء عليها يتم وضع الملفات يتم إدخال البيانات ورفع الملفات المختلفة
إلى نظام الأرشفة الإلكترونية وفق التصنيف الذي تم تحديده حيث يجب الحرص من أن يتم إدخال أي عنصر
.بشكل خاطئ أو تحت تصنيف مختلف فهذا سيكون بمثابة ضياع للملف والتسبب في الفوضى
تحديد طرق البحث والوصول للملفات
من أكبر المزايا التي تقدمها طريقة الأرشفة الرقمية هي سهولة البحث عن المستندات والوصول إليها بسرعة
.بدلًا من البحث بين الأوراق الذي كان يستغرق وقتًا طويلًا للعثور على المستند المطلوب
طرق البحث والوصول إلى الملفات يجب أن تتسم بالسهولة والمرونة حيث يسهل على مستخدمي البرنامج إنجاز مهام
.عملهم حيث يتم البحث وفقًا لتصنيف المستندات أو من خلال الكلمات الدلالية التي تتيح الوصول للمستند بشكل سهل وسريع
التشفير وحماية الوثائق
تعمل ارشفة الملفات الكترونيا على حماية الوثائق والمستندات وصيانة البيانات الهامة من خلال تشفير الملفات
أو الحد من الوصول إلى بعض المستندات من خلال جميع المستخدمين حيث يتم تخصيص بعض الأفراد
بالوصول إلى المستندات الهامة من خلال حماية المستند بكلمات مرور
.حتى يمكن الوصول إليه من قبل الموظفين الذين لديهم تلك الصلاحية
هذه الطريقة تحافظ على الملفات وعدم تسريب البيانات أو إتلاف الوثائق المهمة أو العبث بها
حيث كان هذا الأمر احتمالية حدوثه من خلال الأرشفة الورقية أعلى ولكن الأرشفة الرقمية لها نظام حماية
.حتى أمام الاختراقات الإلكترونية يمكن التصدي لها
تدريب العاملين
عادةً ما يكون نظام العمل الجديد يسبب قلقًا عند الموظفين حيث لا يشعرون بالألفة والتعود تجاه الطريقة الجديدة
في العمل كما أن بعض الموظفين يكونون ضد إحداث أي تغيير كذلك عدم وجود كوادر بشرية مؤهلة
.لإدارة هذا التغيير يحدث الكثير من الفوضى داخل المؤسسات
لهذا فإن شركة او اي سي يمكنها تقديم ورش تدريبية للموظفين حتى يتمكنوا من التعامل مع نظام الأرشفة الرقمي
الجديد حيث يتمكنون من الاستخدام والاستفادة من البرنامج أثناء تأدية عملهم
.مما يزيد من مستوى إنجاز مهام العمل ورفع الكفاءة الإنتاجية
التحديثات والمراجعات الدورية
بعد اعتماد البرنامج واستخدامه في نظام العمل سوف تحتاج الشركة من وقت إلى آخر عمل تحديثات
على البرنامج حتى يوافق أهدافها ورؤيتها الاستراتيجية الجديدة وكذلك عليهم المراجعة بشكل دوري للتأكد
من أنه يتم إدخال البيانات بشكل صحيح وأن نظام حماية المستندات الهامة لم يتم العبث به
.من قبل أي حد سواء من داخل الشركة أو من خارجها
هكذا عرضنا الخطوات اللازمة في ارشفة الملفات الكترونيا والتي يمكن التعاقد مع شركة او اي سي للحصول
على برنامج أرشفة إلكترونية يسهل عليك مهام العمل ويوفر لك الكثير من المزايا
.التي سوف يتم ذكرها في الفقرات القادمة
أهمية نظام ارشفة الملفات الكترونيا من او اي سي
تعمل الأرشفة الإلكترونية على حفظ الملفات وحماية البيانات بشكل أفضل من الأرشفة الورقية
وتقدم للمؤسسات الكثير من الفوائد التي تساعدها في تسهيل مهام العمل
:وفيما يلي أهمية ودور أنظمة الأرشفة الرقمية التي تقدمها شركة او اي سي
.تحسين مستوى الإنتاجية وكفاءة العمل بسبب توفير الوقت والمجهود المستغرق في البحث والوصول للمستندات
ارشفة الملفات الكترونيا توفر نظامًا للمتابعة وإدارة المستندات والوثائق المختلفة ومشاركتها مع فريق العمل
.وإمكانية العمل على نفس المستند من خلال أكثر من موظف في نفس الوقت
زيادة مستوى الأمان والحماية للوثائق والمستندات والملفات خاصةً الملفات شديدة الأهمية من خلال تشفير
.تلك المستندات وصعوبة الوصول إليها من خلال غير المسموح لهم بالاطلاع على تلك المستندات والمعلومات
تقليل النفقات والمساحات التي كانت مخصصة لتخزين الملفات بشكل ورقي وتحويل تلك المكاتب لأعمال أكثر نفعًا
.كذلك يتم توفير تكلفة إيجارات المخازن وطباعة الأوراق من حبر وورق وأجهزة طباعة وصيانة لتلك الأجهزة
.التكامل مع باقي أنظمة العمل مثل نظام اودو المستخدم في إدارة الشركات
.سهولة مشاركة وتداول المستندات والوثائق دون المساس بالنسخة الورقية الأصلية
ارشفة الملفات الكترونيا تجعل المؤسسة قادرة على مواكبة التطور الحادث حولها ولديها استعداد لتعاون
.ومشاركة المؤسسات الأخرى التي تعتمد على التكنولوجيا في أداء عملها
يمكن لشركة او اي سي تصميم برنامج لارشفة الملفات الكترونيا يناسب احتياجات الشركة الخاصة لك
.تبعًا لأهداف ورؤية الشركة
.تقدم شركة او اي سي شرح وتدريب الموظفين على استخدام برنامج الأرشفة الجديد حتى يتمكنوا من التعامل معه بسهولة
دمج المستندات الورقية مع المستندات الرقمية في مكان واحد ويمكن استرجاع والوصول لأيًا منهما في أي وقت
.بدلًا من عدم وجود كافة المستندات المتعلقة بنفس الشيء في مكان واحد لاختلاف طبيعة المستند من رقمي وورقي
الأرشفة الرقمية تساعد في الحفاظ على البيئة والحد من استخدام الورق بكثرة وتكدسه في المخازن
.والمكاتب وعدم التخلص منه
عند تحويل المستندات من ورقية إلى رقمية يتسنى لك مراجعة الأوراق وتحديد المهم منها
.والتخلص من الأوراق التي أصبحت بلا نفع
الحفاظ على المستندات المتعلقة بالشركات يجعلها في مصدر قوة عند الامتثال القانوني
.لوجود كافة العقود واللوائح التي تعمل بها المؤسسة
تعرف على الخدمات الأخرى المقدمة من شركة او اي سي
تعتبر شركة او اي سي واحدة من أفضل شركات البرمجة في المملكة العربية السعودية
:كما أننا نعتبر أحد وكلاء برنامج اودو في المملكة حيث توفر الكثير من الخدمات لعملائها مثل
.برنامج اودو المحاسبي الذي يتم استخدامه في الكثير من الشركات
.تقديم نظام الأرشفة الإلكترونية والذي ذكرنا مزايا وأهمية ارشفة الملفات الكترونيا في هذا المقال
.برنامج أودو للموارد البشرية الذي يساعد في إدارة ومتابعة الموظفين بشكل أفضل
.تطبيق اودو سيستم متكامل للشركات في المملكة العربية السعودية
وغيرها من خدمات البرمجة التي يحتاج إليها الكثير من القطاعات المختلفة لتسهيل عمل الموظفين
حيث هناك العديد من المجالات التي بحاجة دائمة إلى أنظمة وبرامج إدارة تجعلهم قادرين على متابعة سير العمل
وتلبية طلبات العملاء بشكل سريع مثل قطاع الفنادق والبنوك والمطاعم ومتاجر التجزئة وغيرها مجالات العمل
التي تمتلك قاعدة بيانات ضخمة تريد الوصول إليها بشكل سريع وأيضًا عدد كبير من الموظفين وعلى الإدارة
.متابعة أدائهم الوظيفي والعمل على بناء بيئة عمل تسهل من معدل إنجاز المهام الوظيفية لديهم
نحن دائمًا بالقرب منك يمكنك التواصل معنا وطلب إحدى الخدمات المتنوعة التي نقوم بتقديمها لعملائنا
.ونقدم لهم الصيانة والمتابعة الدورية لهم
في النهاية إن ارشفة الملفات الكترونيا أصبحت ضرورية لكافة الشركات بمختلف أحجامها وكذلك للعديد
من القطاعات حيث أصبح من الصعب الاعتماد على الأرشفة الورقية في عصر أصبح كل شيء يمكن إنجازه
في وقت قصير بفضل التطور التكنولوجي فليس من المعقول البقاء في عصر الملفات والمستندات الورقية في إدارة
الأعمال المختلفة لا تتردد في التحول الرقمي الذي سيوفر لك الكثير وسوف تشعر بفوائد هذا الأمر على أرض الواقع
في مدة زمنية قصيرة خاصةً مع وجود شركات متخصصة في مجال الخدمات البرمجية والرقمية
.مثل شركة او اي سي, حيث تضمن الحصول على برنامج محدث ومتابعة دورية له
